Team Event planen Zürich

Eine Geburtstagsfeier, ein Sommerfest, eine Vereinssitzung oder ein Firmenjubiläum steht an? Vielleicht soll auch eine Hochzeit ausgerichtet oder eine Schulreise nach Zürich organisiert werden.

Unabhängig von der Art des Events sind Planung und Location das A und O. Schließlich sollen die Gäste später mit leuchtenden Augen von der Veranstaltung schwärmen und sie noch lange in bester Erinnerung behalten. Damit dieses Vorhaben gelingt, haben wir sieben hilfreiche Tipps zusammengestellt.

Wie plant man ein Event richtig?

Alles beginnt mit einer Vision: Wie soll das perfekte Event aussehen? Dabei spielen vor allem die Gäste, mögliche Aktivitäten, die Location, die vorhandene Veranstaltungstechnik und das Essen eine Rolle. All das sollte zusammenpassen, damit aus dem Event eine runde Sache wird.

Wie viel Geld kann in die Veranstaltung investiert werden? Tragen die Teilnehmenden mit dazu bei? Oder werden die Gäste kostenfrei eingeladen? Von dem zur Verfügung stehenden Budget hängt die komplette Planung und Gestaltung ab. Davon sind die Raummiete für die Event-Location, das Essen, die Dekoration, der Service rund herum und möglicherweise sogar den Transport der Gäste zum Veranstaltungsort zu bestreiten.

Event Schritt für Schritt planen: 7 Erfolgs-Tipps

Eine durchdachte Eventplanung kostet Zeit. Damit der Überblick dabei nicht verloren geht, haben wir die sieben wichtigsten Punkte hier in kompakter Form zusammengestellt:

1. Veranstaltungsart festlegen: Um was für ein Event geht es? Eine Hochzeit, einen runden Geburtstag, eine Weihnachtsfeier oder Team-Event für den Betrieb? Hilfreich ist ein bestimmtes Motto zur Orientierung. Danach richten sich Dekoration und Catering.
2. Übersichtsplan erstellen: Bei der Organisation des Events gilt es, viele Einzelschritte zu bedenken – von der Miete der Location über ein Bühnenprogramm oder gemeinsamen Aktivitäten bis zum Catering. Ein detaillierter Plan trägt dazu bei, dass nichts Wesentliches vergessen wird. Falls eine größere Aktion geplant ist wie eine Schulreise nach Zürich mit mehreren Klassen, lassen sich die Aufgaben möglicherweise auf mehrere Schultern verteilen.
3. Veranstaltungsort und -tag bestimmen: Wann und wo soll das Event stattfinden? Ist die Location zum Wunschtermin noch frei? Wie viel Raummiete fällt dafür an? Kommen eventuell eine Kaution, Reinigungsgebühren und sonstige Kosten dazu?
4. Veranstaltungstechnik und Möblierung: Abhängig von der Art der Veranstaltung ist möglicherweise eine gewisse technische Grundausstattung nötig. Sind am Veranstaltungsort Beamer, Projektoren, Internet/WLAN, eine Licht- und eine Tonanlage sowie Mikrofone vorhanden? Passen die Möbel zum Event? Oder müssen extern Veranstaltungstechnik und eine geeignete Bestuhlung, Stehtische und Loungemöbel angemietet werden?
5. Personal sicherstellen: Gibt es in der Event-Location genug Service-Kräfte wie Barkeeper, Kellner, Sicherheitskräfte, Toiletten- und Garderoben-Personal? Das ist beispielsweise bei Hochzeitsfeiern, Firmenevents und anderen größeren Veranstaltungen sinnvoll.
6. Buchung durchführen: Die Buchung der Event-Location einschließlich eventueller Extras sollte so früh wie möglich erfolgen. Das stellt sicher, dass am Wunschtag alles bereit ist: Räume, Technik und Servicekräfte.
7. Einladungen verschicken: Die Planung steht? Dann wird es Zeit, die Gäste zu dem großen Tag einzuladen. Das weckt die Vorfreude auf das große Ereignis.

Was ist bei der Eventplanung zu beachten?

Im Idealfall passt die ausgesuchte Location zum Event. Eine überschaubare Gruppe fühlt sich in einem riesigen Saal möglicherweise verloren. Umgekehrt sollte eine große Gesellschaft genug Bewegungsfreiheit haben, um Kontakte knüpfen zu können.

Auch das Ambiente und die Atmosphäre müssen stimmen: Romantisch, fröhlich, verspielt, herausfordernd, witzig? Mit der richtigen Dekoration kommen Hochzeitsgäste, Schulklassen und Unternehmen in die richtige Stimmung.

Wie bei der Eventplanung auf die Bedürfnisse der Gäste eingegangen werden kann, beleuchten wir in den nächsten drei Abschnitten. Denn Event-Teilnehmer reisen immer mit gewissen Erwartungen an.

Bei der Ausrichtung des Events an die Gäste denken

Bei der Eventplanung spielen die Gäste, ihre Bedürfnisse und Wünsche, aber auch die Art des Events eine entscheidende Rolle:

• Bei einer traditionellen Hochzeit in großem Stil darf die Umgebung elegant und festlich ausfallen. Der hohe Anspruch wirkt sich auf die Dekoration, die angebotenen Speisen, die Servicekräfte und die Veranstaltungstechnik aus. Vielleicht soll ein Beamer Highlights aus dem Leben des Brautpaares auf die große Leinwand bringen? Oder Freunde und Angehörige möchten zum Mikrofon greifen und kleine Reden halten.
• Bei einem runden Geburtstag, einem Sommerfest oder einem Familientreffen steht der Spaß im Vordergrund. Es geht eher zwanglos und locker zu. Die Gäste möchten sich miteinander austauschen, plaudern, lachen und gut essen. Vielleicht lässt sich ein lustiges Karaoke-Singen einplanen oder eine musikalische Begleitung buchen.
• Bei einem Teambuilding-Event geht es vorrangig darum, den Zusammenhalt unter Kollegen zu stärken. Hier sind gemeinsame Aktivitäten und Action gefragt. Herausforderungen lassen das Team zusammenwachsen. Bei einer Schulreise nach Zürich trägt Abwechslung dazu bei, dass Kinder und Jugendlichen mit Begeisterung dabei sind. Auch hier steht die Stärkung des Zusammenhalts der Gemeinschaft im Fokus.

Für eine leichte Erreichbarkeit sorgen

Die ausgesuchte Event-Location sollte für sämtliche Gäste gut zu erreichen sein. Ist der Veranstaltungsort zentral gelegen sein und problemlos mit unterschiedlichen Verkehrsmitteln anzusteuern? Sind genug Parkplätze vorhanden? Halten öffentliche Verkehrsmittel in der Nähe? Andernfalls gibt es vielleicht die Möglichkeit, einen Shuttle-Service zu organisieren.

• Bei einer Hochzeit reisen die meisten Gäste vermutlich mit dem Pkw an. Falls Familienmitglieder im Ausland leben, kommen diese möglicherweise am Flughafen Zürich an und brauchen von dort aus ein Transportmittel, um den Veranstaltungsort zu erreichen.
• Kollegen bilden eventuell Fahrgemeinschaften oder greifen bevorzugt auf öffentliche Verkehrsmittel zurück.
• Bei einer Schulreise nach Zürich treffen die Schülerinnen und Schüler vermutlich in einem Bus direkt an der Event-Location ein.

Catering auf das Event abstimmen

Qualitativ hochwertiges Essen und ein schneller, aufmerksamer Service sorgen für Zufriedenheit bei den Gästen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Pizza, ein Büffet oder ein Festmahl mit mehreren Gängen serviert wird. Allerdings sollte die Wahl der Speisen und Getränke zum Event und zu den Teilnehmenden passen. Jugendgruppen erwarten eine andere Art der Verköstigung als Gäste einer Gala.

Falls die Event-Location kein eigenes Catering anbietet, gibt es die Möglichkeit, einen externen Caterer zu engagieren und Speisen und Getränke mit ihm abzustimmen.

Events durchführen: Teamarena by riedmatt

Bislang fehlt eine tolle Location für ein actionreiches Event in Zürich? Die Teamarena by riedmatt in Zürich ist ein Erlebniscenter mit fünf aufregenden Freizeit-Attraktionen für Jung und Alt:

• GalaxyGolf ist eine wunderschöne 3D-Schwarzlicht Minigolf-Anlage.
• Die WeAreVR Area bietet Abenteuer in der virtuellen Realität.
• Boda Borg lädt ein zum Reality Gaming Spielspaß wie bei einem Videospiel.
• Im Trampolin Park können sich sportbegeisterte Gäste beim Trampolinspringen auspowern.
• Escape Room stellt Teams und Schulklassen vor die Herausforderung, in 60 Minuten eine Mission mit Teamgeist und Kreativität zu erfüllen.

Eventveranstalter und Gäste erwartet grenzenloser Spaß unter einem Dach. Wir haben für jedes Alter und jede Personengruppe die richtige Aktivität. Auch für das leibliche Wohl der Gäste ist bestens gesorgt: In unserer hauseigenen Gastronomie freut sich ein eingespieltes Service-Team im Piazza Meraviglia täglich ab 10:00 Uhr darauf, große und kleine Besucher kulinarisch verwöhnen zu dürfen.

Soll es ein kleiner Snack, ein Mehr-Gänge-Menü oder ein Festmahl sein? Wir finden die optimale Lösung!

Wir unterstützen bei der Planung und Durchführung sämtlicher Events. Wir müssen nur wissen, was gewünscht ist und wann die Veranstaltung stattfinden soll.

Den Rest übernehmen wir. Wir erstellen ein passgenaues, konkretes Angebot. Bei einer Buchung organisieren wir das Event im Riedmatt Center von A – Z und betreuen die Teilnehmenden am Event-Tag vor Ort.

Ein wichtiger Hinweis: Manche unserer Formate sind schon Wochen im Voraus reserviert. Darum empfehlen wir, Teamevents, Schulreisen nach Zürich, Familienfeste & Co. mindestens einen Monat im Voraus zu organisieren. Dann ist zum Wunschtermin alles perfekt und der Spass kann beginnen.

Neugierig geworden? Dann jetzt ein Top-Event in der Teamarena in Zürich buchen!